Es ist erschreckend, wie viel Zeit wir mit unserem Handy verbringen. Vor ein paar Monaten habe ich mal nachgeschaut und bin auf durchschnittlich 4,5 Stunden pro Tag gekommen! Das ist erschreckend viel. Vor allem, wenn man bedenkt, dass ich eigentlich nicht genug Zeit am Tag habe, um all die Dinge zu erledigen, die ich mir vorgenommen habe.

Wir tragen das Handy wie einen Teil von uns mit uns herum und die Technologie ist heute so weit entwickelt, dass wir davon abhängig werden sollen.

Das Handy soll mir nützlich sein und nicht mein Leben bestimmen. Ich möchte selbst entscheiden, wann ich etwas tue und wie ich meine Zeit verbringe. Deshalb habe ich mir folgende Schritte zurechtgelegt, um mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge zu haben.

1. Aufräumen und umorganisieren

• Auf dem ersten Bildschirm sollten nur die Apps sein, die einen Nutzen bringen. Zum Beispiel habe ich meine To-do-Liste, einen Kalender, eine Uhr, Google Maps usw. Also nur Apps, die mir helfen.
  
• Auf der 2. Seite habe ich die Apps, die mich unterhalten, z. B. Nachrichten, Audible für Bücher, Spotify für entspannende Musik.
  
• Auf der 3. Seite sind all die Dinge, die ich für meine Arbeit benötige, dazu gehört bei mir auch Social Media.
  
• Auf der 4. Seite sind all die Dinge, die ich nur gelegentlich benötige.
  

2. Apps löschen

Es ist ein Unterschied, ob man am Handy oder am Laptop arbeitet. Das Handy ziehst du schnell aus der Tasche und verbringst unbewusst zu viel Zeit damit. Wenn du dich aber bewusst für eine bestimmte Zeit an ein stationäres Gerät setzt, kannst du die Zeit begrenzen.

• Lösche Apps von deinem Handy, die du auch auf einem anderen Gerät nutzen kannst.
• Lösche Spiele vom Handy
• Lösche Social Media, wenn möglich (ich benutze meins hauptsächlich nur für diesen Blog oder als News App)
• Lösche deine E-Mail App, wenn Emails zu viel Ablenkung bringen und lese deine Emails nur auf einem Computer oder Tablet.
  

3. Ändere deine Benachrichtigungen

Für mich war das insbesondere bei Nachrichten Apps eine Herausforderung … plötzlich war der Sperrbildschirm leer, es war still. In den Einstellungen deines Handys kannst du die Benachrichtigungen für alle Apps anpassen.

Die folgenden solltest du noch heute ausschalten:

• Messenger
• Alle Social-Media-Benachrichtigungen (falls du die Apps noch hast)
• E-Mail Benachrichtigungen
• Nachrichten (Google News etc.)

Dein Handy sollte so wenig wie möglich aufleuchten oder Geräusche von sich geben. Du entscheidest, was wirklich wichtig ist und was nicht. Ich habe für mich festgestellt, wenn z. B. eine SMS oder Ähnliches kommt, dann schaue ich darauf (auch wenn ich eigentlich gerade mit etwas anderem, wichtigerem beschäftigt bin). Ich lasse mich davon ablenken, vielleicht antworte ich noch und wenn es ganz schlimm ist, dann gehe ich von der Messenger-App zu Social Media und hänge 20 Minuten an irgendwelchen Beiträgen.

4. Nutze die „Nicht stören“-Funktion deines Handys.

Ich lasse mein Handy an, wenn meine Kinder in der Schule sind, für den Fall, dass etwas passiert. Ansonsten ist mein Handy auf lautlos gestellt oder ich habe die „Nicht stören“ Funktion eingeschaltet. Ich habe Favoriten in meinem Handy, die mich auch anrufen können, wenn diese Funktion eingeschaltet ist, falls es einen Notfall gibt.

Ich nutze diese Funktion sehr gerne, hauptsächlich nachmittags, wenn die Kinder zu Hause sind. Abends schaltet sich mein Handy um 20 Uhr automatisch in den Schlafmodus, damit ich einfach abschalten kann.

4. Zeiten am Tag festlegen, in denen man WhatsApp oder Ähnliches, E-Mails, Social Media für eine bestimmte Zeit prüft und beantwortet.

Bei mir ist das morgens, mittags und abends. Wobei ich abends meistens meine Mails beantworte und mir dafür etwas mehr Zeit nehme.

Social Media benutze ich selten für mich privat, sondern hauptsächlich für den Blog, daher ist das ein Teil meiner Arbeitszeit, ansonsten gebe ich mir max. 5 Minuten zum Prüfen und ggf. antworten (wenn es schnell gehen muss oder wirklich wichtig ist).

Bedenke, eine WhatsApp Nachricht ist meistens nichts anderes als eine E-Mail oder ein Brief in Kurzform, muss das wirklich sofort beantwortet werden? Ich beantworte viele WhatsApp Nachrichten erst am Ende des Tages zusammen mit meinen E-Mails.

Überlege mal wie es früher war, da hat man noch Briefpapier benutzt, sich Zeit genommen, auf einen Brief zu antworten (der dann wieder eine Woche mit der Post unterwegs war).

Für mich war das eine große Herausforderung, bis mir jemand gesagt hat, es gibt niemanden, der über deine Zeit bestimmt, außer du selbst. Nur weil mir jemand schreibt, muss ich nicht sofort antworten.

5. Leg das Handy weg, wenn deine Kinder mit dir reden!

Wenn meine Kinder etwas sagen oder fragen, haben sie meine Aufmerksamkeit. Ich bin nicht oft am Handy, wenn meine Kinder in der Nähe sind. Wenn ich jemandem etwas Wichtiges schreiben muss, sage ich meinen Kindern, dass sie mich jetzt ein paar Minuten nicht stören dürfen, weil ich am Handy bin. Das ist so, als würde ich telefonieren. Wenn ich mit der Nachricht fertig bin, widme ich mich wieder meinen Kindern.

6. Sei ein Vorbild

Es ist wirklich schwierig, die Bildschirmzeit der Kinder zu begrenzen, wenn man selbst ständig dran hängt.

Mach es zur Regel, dass am Esstisch oder auch im Wohnzimmer kein Handy sichtbar sein darf. Weglegen oder umdrehen zählt nicht. Das mag am Anfang schwierig sein, aber du wirst schnell merken, dass es auch eine ganz besondere Ruhe und Entspannung mit sich bringt.

Wenn du merkst, dass das alles nichts hilft, dann setze Limits an deinem Handy.

Beim iPhone kannst du in den Einstellungen unter Bildschirmzeit Limits für alle Apps setzen.

Zur Erinnerung: Nur du entscheidest, wer deine Zeit in Anspruch nimmt.

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Es gibt so viel zu tun, aber man weiß nicht, wo man anfangen soll, die Motivation, überhaupt etwas zu tun, sinkt von Tag zu Tag. Wenn sich das Haus nicht von selbst putzt, wenn die Projekte zwar toll sind, man aber einfach keine Zeit und Energie findet. Wenn Müdigkeit den Tag beherrscht und man sich schon morgens auf das abendliche Bett freut. Immer wieder gibt es solche „Phasen“, wo einfach alles ein bisschen zu viel ist und alles wie ein riesiger Berg erscheint, wo man gar nicht weiß, wo man anfangen soll. Wo es genug zu tun gibt, aber die Motivation und vor allem die Energie fehlen.

Hier sind 5 Schritte, die dir helfen können, da herauszukommen:

1. Brain Dump – Gehirn leeren

Bevor du mit der Planung deiner Tage und/oder Wochen beginnst, musst du wissen, was zu tun ist. Nimm dir einen oder mehrere Zettel und fange an zu schreiben. Schreibe alles auf, was dir einfällt, was gemacht werden muss. Ohne Struktur oder Kategorien, einfach alles aus dem Kopf auf das Papier. Dann sortiere es nach Prioritäten und wann es gemacht werden muss. Schließlich plane deinen Tag und deine Woche realistisch.

Eine genaue Anleitung, wie ein Brain Dump funktioniert, findest du hier. Es ist der erste und absolut beste Schritt, um ein Motivationstief zu überwinden. Wenn erst einmal alles aus dem Kopf ist, erscheint der Berg gar nicht mehr so groß.

Kostenlose Vorlagen gibt es hier

2. Mache keinen unnötigen Druck

Kleine Schritte sind besser als gar keine. Wenn ich mir vorstelle, ich müsste mein ganzes Haus putzen, alle Projekte in dieser Woche fertigstellen und natürlich auch noch Zeit mit den Kindern und meinem Mann verbringen, klingt das zu viel und ich fange gar nicht erst an. Oft ist der eigene Druck, etwas zu tun, größer, als er sein sollte. Ist es wirklich wichtig, dass dies oder jenes noch diese Woche erledigt wird? Wann muss es wirklich fertig sein?

Setze dir realistische Ziele für jeden Tag oder jede Woche und plant nur das ein, was wirklich unbedingt notwendig ist. Alles andere muss dann warten oder kann erledigt werden, wenn das Wichtigste erledigt ist.

3. Beginne klein

Ein kleiner Schritt ist besser als gar keiner. Oft hilft ein kleiner Schritt, um neue Motivation für den Rest zu finden. Nimm dir 15 Minuten Zeit für eine Sache, die dir groß erscheint und tue etwas. Am nächsten Tag wieder und so weiter.

Auch wenn deine Motivation weiterhin nicht zurückkommt, hast du immerhin schon 1 3⁄4 Stunden in der Woche etwas gemacht und bist deinem Ziel näher gekommen. Wahrscheinlich haben dir aber schon diese kleinen Schritte geholfen, neue Motivation für das Projekt oder auch den Haushalt zu finden.

Ein Beispiel:

Wenn du vorhast, dein ganzes Haus zu putzen und aufzuräumen und es dir einfach zu viel ist, fang klein an. Wenn mir zum Beispiel die Motivation fehlt, alle 32 Fenster in unserem Haus zu putzen, fange ich einfach mit einem an und mache es langsam eine Woche lang. Oft fehlt mir auch die Zeit, 3 Stunden Fenster zu putzen, aber 15 Minuten am Tag sind schnell gefunden.
Oder man fängt mit dem kleinsten Zimmer an und arbeitet sich so vor. Die kleinen Erfolgserlebnisse sind ein wunderbarer Motivator.

4. Unterschätze nicht den Wert der Selbstfürsorge

Wenn du dich nicht wohlfühlst, kannst du auch nicht sehr produktiv sein. Oft werden Aufgaben zu Bergen, wenn du selbst gestresst und nicht ausgeglichen bist. Dann hilft es, wenn du dich um dich selbst kümmerst und dir Zeit für dich selbst nimmst. Erschöpfung ist ein echter Motivationskiller. Ausgeruht zu sein hingegen fördert die Motivation.

Es ist okay, sich mal Zeit für sich selbst zu nehmen. Das kann ein gutes Buch sein, ein guter Film, ein Spaziergang oder ein Bad. Als meine Kinder klein waren, habe ich mir morgens Zeit genommen. Meine Kinder wussten, dass sie nicht vor einer bestimmten Zeit ins Wohnzimmer kommen durften. Jetzt ist Freitagabend, mein Abend. Mein Mann und ich haben das so entschieden, weil wir beide das Bedürfnis haben, Zeit für uns zu haben. Oder wenn ein kleines Kind im Haus ist und es mal wieder mehrere Nächte nicht durchgeschlafen hat oder weniger als sonst. Nimm dir Zeit für dich selbst und konzentriere dich auf Entspannung und das Nötigste.

5. Freude statt Perfektion

Von Natur aus bin ich eher ein Perfektionist, aber ich habe gelernt, dass Freude und Freiheit besser sind als Perfektionismus. Weder mein Haus noch meine Kinder oder meine Beziehungen sind perfekt, aber ich kann mich an ihnen erfreuen. Ich kann mich freuen, wenn meine Tochter etwas bastelt, auch wenn danach das Wohnzimmer voller Blätter, Papierschnipsel und Klebereste ist. Ich weiß, dass ich an einem Tag nur so viel schaffen kann, und wenn das Haus am Abend nicht aufgeräumt ist, dann ist das eben so. Wenn Leute unerwartet zu Besuch kommen, finden sie ein Haus vor, das nicht perfekt ist, aber es ist belebt. Ich liebe es, ein ordentliches und sauberes Haus zu haben, aber das ist nicht meine Priorität.

Das Leben besteht aus Phasen, die kommen und gehen. Manche Phasen sind optimal, in denen alle Projekte pünktlich erledigt werden, das Haus regelmäßig geputzt wird und immer ordentlich ist. Andere Phasen erfordern Nachsicht, Geduld und sind alles andere als perfekt, wenn es um die Erledigung von Aufgaben geht. Aber diese Phasen bringen meist andere Vorteile mit sich, wie das erste Lächeln des Babys, die ersten Schritte … in jeder Lebensphase hilft es, auf das zu schauen, was gut ist, was Freude macht, und nicht auf das, was nicht perfekt ist.

Manche Berge scheinen unüberwindbar, bis wir den ersten Schritt tun. – unbekannt

Ich möchte dich ermutigen, heute einen kleinen Schritt zu tun, etwas für 15 Minuten zu tun und das Ergebnis zu genießen.

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Wir alle haben 24 Stunden am Tag, wie wir sie nutzen, bleibt jedem selbst überlassen. Für mich ist es wichtig, das Beste aus meinem Tag zu machen, um meine Zeit sinnvoll zu nutzen, aber auch um Zeit für die Dinge zu haben, die mir wichtig sind. Deshalb wende ich regelmäßig die Pomodoro-Methode an.

Was ist die Pomodoro Methode (Tomaten Methode)

Der Name „Pomodoro-Methode“ hat den Ursprung in einem Küchenwecker, der aussah wie eine Tomate. Francesco Cirillo entwickelte die Methode Ende der 80er Jahre, weil er während seines Studiums oft Aufgaben aufschob oder sich ablenken ließ. Er nahm sich vor, 25 Minuten konzentriert zu arbeiten, dann eine kurze Pause zu machen und noch einmal 25 Minuten. Er stoppte die Zeit mit einem Tomaten-Küchenwecker und so entstand die Pomodoro-Methode.

Diese Arbeitsweise ermöglicht es, für eine relativ kurze Zeit sehr fokussiert und konzentriert zu arbeiten und so Aufgaben effektiv und schnell zu erledigen.

Warum funktioniert die Pomodoro-Methode?

Die Pomodoro-Methode funktioniert aus mehreren Gründen:

1. Strukturierter Fokus: Die Einteilung der Arbeit in überschaubare Intervalle ermöglicht eine strukturierte Herangehensweise an die Aufgaben. Sie hilft, sich auf jeweils eine Aufgabe zu konzentrieren, was die Wahrscheinlichkeit von Ablenkungen und Multitasking verringert.
   
2. Zeitdruck: Die zeitliche Begrenzung jedes Pomodoro schafft ein Gefühl der Dringlichkeit und motiviert, sich zu konzentrieren und das Beste aus der Zeit zu machen. Das Wissen, das nach einer kurzen Phase intensiver Arbeit eine Pause kommen wird, ermutigt, effizient zu arbeiten.
   
3. Regelmäßige Pausen: Regelmäßige, kurze Pausen helfen, Burn-out und geistiger Ermüdung vorzubeugen, sich zu erholen und neue Energie zu tanken, was die Gesamtproduktivität erhöht und das Energieniveau den ganzen Tag über aufrechterhält.
   
4. Aufgabenteilung: Die Pomodoro-Technik ermutigt dazu, Aufgaben in kleinere, leichter zu bewältigende Abschnitte aufzuteilen. Dadurch fühlen sich die Aufgaben weniger überwältigend an, was zu einem größeren Erfolgserlebnis führt.
   
5. Aufschieben vermeiden: Die Pomodoro-Technik hilft, das Aufschieben von Aufgaben zu überwinden, indem sie dazu anregt, mit der Arbeit an Aufgaben innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens zu beginnen. Einmal begonnen, fällt es oft leichter, die Arbeit fortzusetzen, was zu höherer Produktivität und weniger Aufschieben führt.
   

Insgesamt kombiniert die Pomodoro-Technik Elemente des Zeitmanagements, der Aufgabenteilung und regelmäßiger Pausen, um Konzentration, Produktivität und Motivation zu steigern.

In der ersten Woche, in der ich diese Methode angewendet habe, wollte ich herausfinden, ob sie wirklich so effektiv ist. Ich habe meine Aufgaben genau dokumentiert und war tatsächlich im Durchschnitt drei mal so schnell wie ohne diese Methode. Ich muss dazu sagen, dass ich erst dann gemerkt habe, wie sehr ich mich in der Vergangenheit von meinem Handy und anderen Dingen ablenken ließ.
Trotzdem war ich absolut erstaunt, wie effektiv eine so einfache Methode sein kann. Und das Beste daran ist, dass es nicht so anstrengend ist, wie stundenlang an derselben Aufgabe zu arbeiten, da regelmäßige Pausen bereits eingeplant sind.

Wie funktioniert die Pomodoro-Methode?

Aufgabe(n) auswählen

Diese Art zu arbeiten erfordert, dass man im Voraus einen Plan hat, was man tun möchte. Eine Aufgabe muss im Voraus festgelegt werden, sodass man anfangen kann, wenn die Zeit abläuft. Wähle also die wichtigste Aufgabe aus deiner To-do-Liste aus und beginne damit.

Wenn du Hilfe bei der Entscheidung benötigst, was zu tun ist, schau dir diesen Blogeintrag an.

Schalte jede Art von Ablenkung aus

Dein Handy sollte entweder stumm geschaltet oder auf „Nicht stören“ gestellt sein.

Deine Mitmenschen sollten wissen, dass du jetzt nicht gestört werden sollst, wenn möglich, schließe die Tür zu deinem Büro.

Benachrichtigungen auf dem Desktop sollten ausgeschaltet sein.

Wecker auf 25 Minuten stellen

Diese Aufgabe für die 25 Minuten bearbeiten

5 Minuten Pause

Unabhängig davon, ob du deine Aufgabe innerhalb der 25 Minuten erledigt hast oder nicht, mach eine kurze Pause. Die 25 Minuten sind keine „Deadline“, sondern nur ein Zeitfenster, in dem du hoch konzentriert arbeiten solltest.

Wenn du während der 25 Minuten an einem Bildschirm arbeitest, solltest du die 5 Minuten Pause ohne Bildschirm verbringen. So kann sich dein Kopf entspannen.

Wiederhole den Rhythmus 25/5

Diese Intervalle werden nun 4 Mal wiederholt, nach der 4. Einheit folgt eine Pause von 30 Minuten.

Diese Methode ermöglicht es, die zur Verfügung stehende Zeit schnell und effizient zu nutzen. Die kleinen Unterbrechungen, die wir alle kennen, nehmen mehr Zeit in Anspruch, als uns bewusst ist.

Für wen ist diese Methode geeignet?

Die Pomodoro-Technik kann für verschiedene Personen nützlich sein, zum Beispiel für

1. Schüler/innen: Schüler/innen können die Pomodoro-Technik nutzen, um ihre Lerneinheiten effektiv zu gestalten. Die Unterteilung der Lerneinheiten in Intervalle hilft, sich zu konzentrieren und ein Ausbrennen während langer Lernphasen zu vermeiden. Das ist besonders bei der Vorbereitung auf Prüfungen oder bei der Bearbeitung umfangreicher Aufgaben hilfreich.
   
   Meiner Erfahrung nach funktioniert das schon ab der 1. Klasse, allerdings mit kürzeren Intervallen. Ich habe bei meinen Kindern mit 10 Minuten angefangen, dann 5 Minuten Pause und das jedes Schuljahr etwas gesteigert.
   
2. Berufstätige: Berufstätige wie Freiberufler/innen und Büroangestellte können die Pomodoro-Technik anwenden, um ihre Produktivität zu steigern und ihr Arbeitspensum zu bewältigen. Die Pomodoro-Technik ist eine effektive Methode, um Aufgaben zu bewältigen, Termine einzuhalten und sich in einer Arbeitsumgebung voller Ablenkungen zu konzentrieren.
   
   Ich wende diese Methode hauptsächlich im „Home-Office“ an. Zu Hause lasse ich mich gerne von der Hausarbeit oder anderen Dingen ablenken, mit dieser Methode kann ich konzentriert arbeiten.
   
3. Kreative: Schriftsteller/innen, Künstler/innen, Designer/innen und andere Kreative können die Pomodoro-Technik nutzen, um kreative Blockaden zu überwinden und einen gleichmäßigen Arbeitsablauf zu gewährleisten. Die Aufteilung kreativer Projekte in überschaubare Intervalle hilft, die Kreativität zu erhalten und geistige Ermüdung zu vermeiden.
   
   Für den Blog und das Schreiben der Posts ist diese Methode fantastisch. Ich schreibe für 2–3 Pomodoro-Einheiten und habe mehr erreicht, als wenn ich mich über den Tag verteilt abgelenkt hätte.
   
4. Unternehmer/innen: Unternehmer/innen und Kleinunternehmer/innen können von der Pomodoro-Technik profitieren, um verschiedene Aspekte ihres Unternehmens zu managen, z. B. Planung, Produktentwicklung, Marketing und Verwaltungsaufgaben. Sie hilft, Prioritäten zu setzen und die Zeit effizient einzuteilen.
   
5. Personen mit ADHS oder Aufmerksamkeitsstörungen: Der strukturierte Ansatz der Pomodoro-Technik kann besonders für Menschen mit Aufmerksamkeitsdefizit-Hyperaktivitätsstörung (ADHS) oder anderen Aufmerksamkeitsproblemen hilfreich sein. Die Methode bietet einen klaren Rahmen, um Aufgaben zu bewältigen und konzentriert zu bleiben, indem Ablenkungen und Impulsivität reduziert werden.
   
6. Jeder, der seine Zeit besser einteilen möchte: Die Pomodoro-Technik ist für jeden geeignet, der sein Zeitmanagement verbessern, seine Konzentration steigern und seine Produktivität erhöhen möchte. Egal, ob du studierst, arbeitest oder kreativ tätig bist: Wenn du Schwierigkeiten hast, dich zu konzentrieren oder deine Zeit effektiv einzuteilen, kann die Pomodoro-Technik ein wertvolles Werkzeug sein, um diese Herausforderungen zu meistern.
   

Hier noch ein kleiner Tipp für alle, die Kinder um sich haben und etwas zu Ende bringen wollen: Stelle mehrere Kisten mit verschiedenen Spielsachen zusammen, die dein Kind sonst nicht hat. Immer wenn du konzentriert arbeiten musst, bekommt dein Kind diese Kiste zum Spielen und die Anweisung, Mama eine Weile arbeiten zu lassen. Danach gibt es einen Spaziergang zum Spielplatz oder gemeinsames Basteln. Aber auch hier ist Nachsicht geboten, mit kleinen Kindern im selben Raum ist es fast unmöglich 25 Minuten konzentriert zu arbeiten. Die Kisten helfen aber zumindest ein wenig beim Arbeiten. Meine Erfahrung ist, dass man mit 1–2 Pomodoros am Abend viel mehr erreicht als der Versuch es am Tag mit kleinen Kindern zu schaffen. 😉

Probier es doch einfach mal aus. Ich bin sicher, auch du wirst merken, wie produktiv man in relativ kurzer Zeit sein kann.

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Wir haben genug Zeit, wenn wir sie nur richtig verwenden. – Johann Wolfgang von Goethe

Dieses Zitat ist die Grundlage für eine stressfreie Tagesplanung. Oft bin ich gestresst, weil ich meinen Tag nicht sinnvoll oder gar nicht geplant oder viel zu vollgepackt und meine Zeit nicht richtig eingeteilt habe.

Dann kommen noch Unterbrechungen durch einen Anruf oder meine lieben Kinder hinzu oder unerwartete Situationen, die meine Aufmerksamkeit erfordern.

Hier sind meine Tipps, wie du deinen Tag so planst, dass du alles Wichtige erledigen kannst, ohne gestresst zu werden:

1. Nimm dir Zeit zum Planen

Der wichtigste Schritt ist, dass du dir Zeit nimmst, um deinen Tag zu planen.

Am besten am Vorabend oder am Ende deines Arbeitstages. So kannst du am nächsten Tag sofort loslegen und weißt genau, was du zu tun hast. Wenn das nicht möglich ist, plane am Morgen, bevor du mit deiner Arbeit beginnst. Es dauert etwa 10 bis 15 Minuten, einen Tag zu planen, aber es gibt dir viel mehr Zeit zurück.

2. Benutze einen Planer um deinen Tag richtig zu planen

Ob Google Kalender, ein Papierkalender, ein Schmierzettel oder eine Vorlage wie die oben gezeigte, sie alle dienen dazu, dir eine Richtung für den Tag zu geben.

3. Fülle deinen Tag – Sinnvoll

Zuerst füllst du die Zeiten aus, die du bereits geplant hast, wie Besprechungen, Arzttermine, Besuche etc. Dann siehst du die freien Zeiten, in die du nun die Dinge einträgst, die noch erledigt werden müssen.

Am Wochenende erstelle ich eine Aufgabenliste, mit der ich diese Zeiten fülle. Viele Aufgaben sind Routine und stehen fast immer auf der Aufgabenliste, andere Dinge kommen dann dazu. Ich setze mir die drei wichtigsten Aufgaben für den Tag, dann fülle ich den Tag mit dem, was noch zu tun ist. Wenn du deinen Arbeitstag planst, versuche, Besprechungen auf den Nachmittag zu legen. Nutze deine produktive Phase am Morgen für die wichtigen Aufgaben.

Das Mittagstief ist perfekt für ein entspanntes Meeting mit Kaffee 😉

Da ich hauptsächlich von zu Hause aus arbeite, ist das nicht immer möglich, da meine Kinder nachmittags zu Hause sind. Daher ist es für mich besser, die Hausarbeit am Nachmittag zu erledigen und wichtige Besprechungen auf den Vormittag zu legen. Wichtig ist, dass es für dich passt, damit du deine Zeit sinnvoll nutzen kannst.

4. Prioritäten setzen um deinen Tag richtig zu planen

Oft nehmen Kleinigkeiten zu viel Zeit in Anspruch. Wenn du deinen Tag planst, konzentriere dich auf das, was wichtig ist. Zum Beispiel bei deiner Arbeit ist der Fokus darauf, was wann fertig sein muss. Ein Projekt, das am selben Tag fertig sein muss, hat eine höhere Priorität als eines, das erst nächste Woche fertig sein muss.

Zu Hause ist es ähnlich, meine Kinder haben eine höhere Priorität als das Waschen der Bettwäsche. Aber die Bettwäsche hat eine höhere Priorität als hinter dem Schrank aufzuräumen. Im Grunde sind Prioritäten das, was deinen Tag ausmacht.

An dieser Stelle sollte auch erwähnt werden, dass Einladungen, Besuche oder auch bitten bei etwas mitzuhelfen priorisiert werden müssen. Wenn du zu allem und jedem „Ja“ sagst, bleibt keine Zeit mehr für dich oder das, was dir wichtig ist. Es ist in Ordnung „Nein“ zu sagen! Wenn du zu jemandem sagst „Ich habe leider keine Zeit“, bedeutet das, dass du andere Prioritäten setzt. Andere Dinge oder Personen sind dir wichtiger und das ist völlig in Ordnung!

Ich beurteile Einladungen, Besuche oder auch wenn mich jemand bittet, bei etwas zu helfen, nach folgenden Kriterien:

1. Habe ich zu diesem Zeitpunkt schon etwas vor? Wenn nicht, gehe ich zu Punkt 2.
2. Ist es wichtig für mich oder meine Familie? z. B. ein Kuchenverkauf in der Schule ist für mich vielleicht nicht wichtig oder eine Priorität, aber für meine Kinder ist es wichtig, dass sie etwas dazu beitragen.
3. Bringt es mir Freude? – Menschen oder Aktivitäten, die mich „runterziehen“, haben einfach keine Priorität.
   

Ich könnte noch viel, viel mehr darüber schreiben, aber ich hoffe, du verstehst, was ich meine. Jetzt aber zurück zur Tagesplanung.

5. Überfülle deinen Tag nicht, sondern plane extra Zeit ein.

Es ist wichtig, dass du realistisch planst. Es ist nur frustrierend, wenn du dir eine Aufgabe vornimmst, unrealistisch wenig Zeit dafür einplanst und dann nicht rechtzeitig fertig wirst und deinen ganzen Tagesplan durcheinander bringst.

Plane für alles etwas mehr Zeit ein. Als Beispiel: Ich habe oft Termine in einem Gebäude, das laut Google Maps genau 10 Minuten von meinem Haus entfernt ist. ABER dazwischen ist eine Baustelle, die manchmal Staus verursacht. Also plane ich 5 Minuten mehr ein. Da der Parkplatz zwar auf dem Gelände ist, aber ein Stück vom Gebäude entfernt, muss ich auch noch mal extra Zeit für den Weg dorthin einplanen, sowie die Zeit, die ich im Gebäude benötige, um zum richtigen Zimmer zu kommen. Da ich nicht auf die Minute pünktlich sein will, sondern ein paar Minuten früher, plane ich immer 25 Minuten für einen Weg ein, der eigentlich nur 10 Minuten dauert.

Oder wenn ich joggen gehe, plane ich 30 Minuten für den Lauf ein, aber noch einmal 15 Minuten für das Umziehen, Duschen usw. Auch diese Kleinigkeiten brauchen Zeit und dürfen nicht unterschätzt werden. Da ich sicher nicht für jede Kleinigkeit eine Stoppuhr nehme, plane ich pauschal 15 Minuten mehr ein.

Jeder Tag bringt eine gewisse „Unplanbarkeit“ mit sich. Es gibt Dinge und Situationen, die man einfach nicht vorhersehen kann. Sei es zu Hause, mit den Kindern oder bei der Arbeit. Je nachdem, wie hoch der Anteil an Unvorhersehbarem ist (bei Kindern ist er sehr hoch, bei einem Single mit eigenem Unternehmen eher niedrig), sollte man sich entsprechend Zeit dafür einplanen.

In meiner Zeit als Managerin in einem mittelständischen Unternehmen habe ich mir immer 2 von 8 Arbeitsstunden frei gehalten. Damit konnte ich Unterbrechungen und andere unvorhergesehene Aufgaben abdecken. Wenn nichts Unvorhergesehenes passierte, begann ich mit der Arbeit für den nächsten Tag, aber das kam selten vor.

Seit ich von zu Hause aus arbeite und oft Unterbrechungen durch meine Kinder habe, plane ich etwas mehr Zeit ein, aber natürlich bin ich in meiner Arbeitszeit generell viel flexibler. Ich bin nicht an die Zeiten von 8 bis 17 Uhr gebunden und kann daher im Großen und Ganzen genug arbeiten, aber eben anders als andere.

Je mehr Aufgaben oder Termine du hast, desto wichtiger ist eine detaillierte Planung. Wenn du relativ wenig Aufgaben zu erledigen hast, aber dafür zum Beispiel ein neugeborenes Baby zu Hause hast, plane maximal drei Aufgaben (wenn überhaupt) für den ganzen Tag und verbringe den Rest, damit dich um dich selbst zu kümmern. Es ist wichtig, in jeder Lebensphase neue Prioritäten zu setzen und sich selbst nie zu vernachlässigen. (Als meine Kleine neugeboren war, bestand meine einzige Aufgabe für den Tag oft darin zu duschen 😉 und das ist okay).

Viel Spaß beim Planen und Prioritäten setzen! Vergiss nicht, Zeit für dich selbst einzuplanen, auch wenn es nur ein paar Minuten am Tag sind.

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