Es gibt so viel zu tun, aber man weiß nicht, wo man anfangen soll, die Motivation, überhaupt etwas zu tun, sinkt von Tag zu Tag. Wenn sich das Haus nicht von selbst putzt, wenn die Projekte zwar toll sind, man aber einfach keine Zeit und Energie findet. Wenn Müdigkeit den Tag beherrscht und man sich schon morgens auf das abendliche Bett freut. Immer wieder gibt es solche „Phasen“, wo einfach alles ein bisschen zu viel ist und alles wie ein riesiger Berg erscheint, wo man gar nicht weiß, wo man anfangen soll. Wo es genug zu tun gibt, aber die Motivation und vor allem die Energie fehlen.

Hier sind 5 Schritte, die dir helfen können, da herauszukommen:

1. Brain Dump – Gehirn leeren

Bevor du mit der Planung deiner Tage und/oder Wochen beginnst, musst du wissen, was zu tun ist. Nimm dir einen oder mehrere Zettel und fange an zu schreiben. Schreibe alles auf, was dir einfällt, was gemacht werden muss. Ohne Struktur oder Kategorien, einfach alles aus dem Kopf auf das Papier. Dann sortiere es nach Prioritäten und wann es gemacht werden muss. Schließlich plane deinen Tag und deine Woche realistisch.

Eine genaue Anleitung, wie ein Brain Dump funktioniert, findest du hier. Es ist der erste und absolut beste Schritt, um ein Motivationstief zu überwinden. Wenn erst einmal alles aus dem Kopf ist, erscheint der Berg gar nicht mehr so groß.

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2. Mache keinen unnötigen Druck

Kleine Schritte sind besser als gar keine. Wenn ich mir vorstelle, ich müsste mein ganzes Haus putzen, alle Projekte in dieser Woche fertigstellen und natürlich auch noch Zeit mit den Kindern und meinem Mann verbringen, klingt das zu viel und ich fange gar nicht erst an. Oft ist der eigene Druck, etwas zu tun, größer, als er sein sollte. Ist es wirklich wichtig, dass dies oder jenes noch diese Woche erledigt wird? Wann muss es wirklich fertig sein?

Setze dir realistische Ziele für jeden Tag oder jede Woche und plant nur das ein, was wirklich unbedingt notwendig ist. Alles andere muss dann warten oder kann erledigt werden, wenn das Wichtigste erledigt ist.

3. Beginne klein

Ein kleiner Schritt ist besser als gar keiner. Oft hilft ein kleiner Schritt, um neue Motivation für den Rest zu finden. Nimm dir 15 Minuten Zeit für eine Sache, die dir groß erscheint und tue etwas. Am nächsten Tag wieder und so weiter.

Auch wenn deine Motivation weiterhin nicht zurückkommt, hast du immerhin schon 1 3⁄4 Stunden in der Woche etwas gemacht und bist deinem Ziel näher gekommen. Wahrscheinlich haben dir aber schon diese kleinen Schritte geholfen, neue Motivation für das Projekt oder auch den Haushalt zu finden.

Ein Beispiel:

Wenn du vorhast, dein ganzes Haus zu putzen und aufzuräumen und es dir einfach zu viel ist, fang klein an. Wenn mir zum Beispiel die Motivation fehlt, alle 32 Fenster in unserem Haus zu putzen, fange ich einfach mit einem an und mache es langsam eine Woche lang. Oft fehlt mir auch die Zeit, 3 Stunden Fenster zu putzen, aber 15 Minuten am Tag sind schnell gefunden.
Oder man fängt mit dem kleinsten Zimmer an und arbeitet sich so vor. Die kleinen Erfolgserlebnisse sind ein wunderbarer Motivator.

4. Unterschätze nicht den Wert der Selbstfürsorge

Wenn du dich nicht wohlfühlst, kannst du auch nicht sehr produktiv sein. Oft werden Aufgaben zu Bergen, wenn du selbst gestresst und nicht ausgeglichen bist. Dann hilft es, wenn du dich um dich selbst kümmerst und dir Zeit für dich selbst nimmst. Erschöpfung ist ein echter Motivationskiller. Ausgeruht zu sein hingegen fördert die Motivation.

Es ist okay, sich mal Zeit für sich selbst zu nehmen. Das kann ein gutes Buch sein, ein guter Film, ein Spaziergang oder ein Bad. Als meine Kinder klein waren, habe ich mir morgens Zeit genommen. Meine Kinder wussten, dass sie nicht vor einer bestimmten Zeit ins Wohnzimmer kommen durften. Jetzt ist Freitagabend, mein Abend. Mein Mann und ich haben das so entschieden, weil wir beide das Bedürfnis haben, Zeit für uns zu haben. Oder wenn ein kleines Kind im Haus ist und es mal wieder mehrere Nächte nicht durchgeschlafen hat oder weniger als sonst. Nimm dir Zeit für dich selbst und konzentriere dich auf Entspannung und das Nötigste.

5. Freude statt Perfektion

Von Natur aus bin ich eher ein Perfektionist, aber ich habe gelernt, dass Freude und Freiheit besser sind als Perfektionismus. Weder mein Haus noch meine Kinder oder meine Beziehungen sind perfekt, aber ich kann mich an ihnen erfreuen. Ich kann mich freuen, wenn meine Tochter etwas bastelt, auch wenn danach das Wohnzimmer voller Blätter, Papierschnipsel und Klebereste ist. Ich weiß, dass ich an einem Tag nur so viel schaffen kann, und wenn das Haus am Abend nicht aufgeräumt ist, dann ist das eben so. Wenn Leute unerwartet zu Besuch kommen, finden sie ein Haus vor, das nicht perfekt ist, aber es ist belebt. Ich liebe es, ein ordentliches und sauberes Haus zu haben, aber das ist nicht meine Priorität.

Das Leben besteht aus Phasen, die kommen und gehen. Manche Phasen sind optimal, in denen alle Projekte pünktlich erledigt werden, das Haus regelmäßig geputzt wird und immer ordentlich ist. Andere Phasen erfordern Nachsicht, Geduld und sind alles andere als perfekt, wenn es um die Erledigung von Aufgaben geht. Aber diese Phasen bringen meist andere Vorteile mit sich, wie das erste Lächeln des Babys, die ersten Schritte … in jeder Lebensphase hilft es, auf das zu schauen, was gut ist, was Freude macht, und nicht auf das, was nicht perfekt ist.

Manche Berge scheinen unüberwindbar, bis wir den ersten Schritt tun. – unbekannt

Ich möchte dich ermutigen, heute einen kleinen Schritt zu tun, etwas für 15 Minuten zu tun und das Ergebnis zu genießen.

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Der Simply Plan Kalender hilft Dir Dein Jahr einfach und übersichtlich zu planen. Das Design ist schlicht, sodass Du den Fokus auf das legen kannst was Dir wichtig ist.

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Wir haben genug Zeit, wenn wir sie nur richtig verwenden. – Johann Wolfgang von Goethe

Dieses Zitat ist die Grundlage für eine stressfreie Tagesplanung. Oft bin ich gestresst, weil ich meinen Tag nicht sinnvoll oder gar nicht geplant oder viel zu vollgepackt und meine Zeit nicht richtig eingeteilt habe.

Dann kommen noch Unterbrechungen durch einen Anruf oder meine lieben Kinder hinzu oder unerwartete Situationen, die meine Aufmerksamkeit erfordern.

Hier sind meine Tipps, wie du deinen Tag so planst, dass du alles Wichtige erledigen kannst, ohne gestresst zu werden:

1. Nimm dir Zeit zum Planen

Der wichtigste Schritt ist, dass du dir Zeit nimmst, um deinen Tag zu planen.

Am besten am Vorabend oder am Ende deines Arbeitstages. So kannst du am nächsten Tag sofort loslegen und weißt genau, was du zu tun hast. Wenn das nicht möglich ist, plane am Morgen, bevor du mit deiner Arbeit beginnst. Es dauert etwa 10 bis 15 Minuten, einen Tag zu planen, aber es gibt dir viel mehr Zeit zurück.

2. Benutze einen Planer um deinen Tag richtig zu planen

Ob Google Kalender, ein Papierkalender, ein Schmierzettel oder eine Vorlage wie die oben gezeigte, sie alle dienen dazu, dir eine Richtung für den Tag zu geben.

3. Fülle deinen Tag – Sinnvoll

Zuerst füllst du die Zeiten aus, die du bereits geplant hast, wie Besprechungen, Arzttermine, Besuche etc. Dann siehst du die freien Zeiten, in die du nun die Dinge einträgst, die noch erledigt werden müssen.

Am Wochenende erstelle ich eine Aufgabenliste, mit der ich diese Zeiten fülle. Viele Aufgaben sind Routine und stehen fast immer auf der Aufgabenliste, andere Dinge kommen dann dazu. Ich setze mir die drei wichtigsten Aufgaben für den Tag, dann fülle ich den Tag mit dem, was noch zu tun ist. Wenn du deinen Arbeitstag planst, versuche, Besprechungen auf den Nachmittag zu legen. Nutze deine produktive Phase am Morgen für die wichtigen Aufgaben.

Das Mittagstief ist perfekt für ein entspanntes Meeting mit Kaffee 😉

Da ich hauptsächlich von zu Hause aus arbeite, ist das nicht immer möglich, da meine Kinder nachmittags zu Hause sind. Daher ist es für mich besser, die Hausarbeit am Nachmittag zu erledigen und wichtige Besprechungen auf den Vormittag zu legen. Wichtig ist, dass es für dich passt, damit du deine Zeit sinnvoll nutzen kannst.

4. Prioritäten setzen um deinen Tag richtig zu planen

Oft nehmen Kleinigkeiten zu viel Zeit in Anspruch. Wenn du deinen Tag planst, konzentriere dich auf das, was wichtig ist. Zum Beispiel bei deiner Arbeit ist der Fokus darauf, was wann fertig sein muss. Ein Projekt, das am selben Tag fertig sein muss, hat eine höhere Priorität als eines, das erst nächste Woche fertig sein muss.

Zu Hause ist es ähnlich, meine Kinder haben eine höhere Priorität als das Waschen der Bettwäsche. Aber die Bettwäsche hat eine höhere Priorität als hinter dem Schrank aufzuräumen. Im Grunde sind Prioritäten das, was deinen Tag ausmacht.

An dieser Stelle sollte auch erwähnt werden, dass Einladungen, Besuche oder auch bitten bei etwas mitzuhelfen priorisiert werden müssen. Wenn du zu allem und jedem „Ja“ sagst, bleibt keine Zeit mehr für dich oder das, was dir wichtig ist. Es ist in Ordnung „Nein“ zu sagen! Wenn du zu jemandem sagst „Ich habe leider keine Zeit“, bedeutet das, dass du andere Prioritäten setzt. Andere Dinge oder Personen sind dir wichtiger und das ist völlig in Ordnung!

Ich beurteile Einladungen, Besuche oder auch wenn mich jemand bittet, bei etwas zu helfen, nach folgenden Kriterien:

1. Habe ich zu diesem Zeitpunkt schon etwas vor? Wenn nicht, gehe ich zu Punkt 2.
2. Ist es wichtig für mich oder meine Familie? z. B. ein Kuchenverkauf in der Schule ist für mich vielleicht nicht wichtig oder eine Priorität, aber für meine Kinder ist es wichtig, dass sie etwas dazu beitragen.
3. Bringt es mir Freude? – Menschen oder Aktivitäten, die mich „runterziehen“, haben einfach keine Priorität.
   

Ich könnte noch viel, viel mehr darüber schreiben, aber ich hoffe, du verstehst, was ich meine. Jetzt aber zurück zur Tagesplanung.

5. Überfülle deinen Tag nicht, sondern plane extra Zeit ein.

Es ist wichtig, dass du realistisch planst. Es ist nur frustrierend, wenn du dir eine Aufgabe vornimmst, unrealistisch wenig Zeit dafür einplanst und dann nicht rechtzeitig fertig wirst und deinen ganzen Tagesplan durcheinander bringst.

Plane für alles etwas mehr Zeit ein. Als Beispiel: Ich habe oft Termine in einem Gebäude, das laut Google Maps genau 10 Minuten von meinem Haus entfernt ist. ABER dazwischen ist eine Baustelle, die manchmal Staus verursacht. Also plane ich 5 Minuten mehr ein. Da der Parkplatz zwar auf dem Gelände ist, aber ein Stück vom Gebäude entfernt, muss ich auch noch mal extra Zeit für den Weg dorthin einplanen, sowie die Zeit, die ich im Gebäude benötige, um zum richtigen Zimmer zu kommen. Da ich nicht auf die Minute pünktlich sein will, sondern ein paar Minuten früher, plane ich immer 25 Minuten für einen Weg ein, der eigentlich nur 10 Minuten dauert.

Oder wenn ich joggen gehe, plane ich 30 Minuten für den Lauf ein, aber noch einmal 15 Minuten für das Umziehen, Duschen usw. Auch diese Kleinigkeiten brauchen Zeit und dürfen nicht unterschätzt werden. Da ich sicher nicht für jede Kleinigkeit eine Stoppuhr nehme, plane ich pauschal 15 Minuten mehr ein.

Jeder Tag bringt eine gewisse „Unplanbarkeit“ mit sich. Es gibt Dinge und Situationen, die man einfach nicht vorhersehen kann. Sei es zu Hause, mit den Kindern oder bei der Arbeit. Je nachdem, wie hoch der Anteil an Unvorhersehbarem ist (bei Kindern ist er sehr hoch, bei einem Single mit eigenem Unternehmen eher niedrig), sollte man sich entsprechend Zeit dafür einplanen.

In meiner Zeit als Managerin in einem mittelständischen Unternehmen habe ich mir immer 2 von 8 Arbeitsstunden frei gehalten. Damit konnte ich Unterbrechungen und andere unvorhergesehene Aufgaben abdecken. Wenn nichts Unvorhergesehenes passierte, begann ich mit der Arbeit für den nächsten Tag, aber das kam selten vor.

Seit ich von zu Hause aus arbeite und oft Unterbrechungen durch meine Kinder habe, plane ich etwas mehr Zeit ein, aber natürlich bin ich in meiner Arbeitszeit generell viel flexibler. Ich bin nicht an die Zeiten von 8 bis 17 Uhr gebunden und kann daher im Großen und Ganzen genug arbeiten, aber eben anders als andere.

Je mehr Aufgaben oder Termine du hast, desto wichtiger ist eine detaillierte Planung. Wenn du relativ wenig Aufgaben zu erledigen hast, aber dafür zum Beispiel ein neugeborenes Baby zu Hause hast, plane maximal drei Aufgaben (wenn überhaupt) für den ganzen Tag und verbringe den Rest, damit dich um dich selbst zu kümmern. Es ist wichtig, in jeder Lebensphase neue Prioritäten zu setzen und sich selbst nie zu vernachlässigen. (Als meine Kleine neugeboren war, bestand meine einzige Aufgabe für den Tag oft darin zu duschen 😉 und das ist okay).

Viel Spaß beim Planen und Prioritäten setzen! Vergiss nicht, Zeit für dich selbst einzuplanen, auch wenn es nur ein paar Minuten am Tag sind.

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Kennst du das auch? Oftmals ist in meinem Kopf mehr zu erledigen als wirklich notwendig. Es scheint eine endlose To-do-Liste, so viele Projekte, Ideen und Wünsche, aber keine Zeit.

Das Gefühl sich völlig gestresst zu fühlen, nur bei dem Gedanken, was ich noch allen machen sollten, kenne ich nur zu gut. Putzen, Essen kochen, Hausaufgaben prüfen, Projekte zu Hause, Fristen bei der Arbeit und um mich selbst sollte ich mich auch mal wieder kümmern. Wenn alles zu viel scheint, hilf nur ein Brain Dump – ein sogenanntes „Kopf leeren“.

Um dann auch in der Zukunft entgegenzuwirken, dass der Kopf sich wieder füllt und alles zu viel wird, hilft es regelmäßig die Gedanken abzulegen.

Wie das geht, erkläre ich dir hier:

1. Vorbereiten

Suche dir einen ruhigen und bequemen Ort, an dem du dich ohne Ablenkungen konzentrieren kannst. Auch wenn es theoretisch auch mit einem digitalen Gerät geht, würde ich dir Papier und Stift empfehlen.

Gerne kannst du eine Vorlage dafür hier herunterladen, oder einfach ein leeres Blatt Papier und einen Stift nehmen

2. Gedanken ablegen

Beginne damit, alles aufzuschreiben, was dir in den Sinn kommt, ohne dich um die Organisation oder Priorisierung zu kümmern. Das können Aufgaben sein, die du erledigen musst, Ideen, die du erforschen willst, Sorgen, die du hast, oder alles andere, was dir durch den Kopf geht. Einfach alles! Nimm dir dafür etwas Zeit, mache ggf. ein paar Pausen.

Versuche, so konkret wie möglich zu sein, wenn du deine Gedanken aufschreibst. Anstatt „Projekt bearbeiten“ zu schreiben, unterteile es in kleinere Aufgaben wie „Thema recherchieren“, „Präsentation skizzieren“ oder „ersten Entwurf schreiben“.

Zensiere dich nicht selbst und beurteile nicht die Wichtigkeit deiner Gedanken, während du schreibst. Das Ziel ist es, alles aus deinem Kopf zu löschen, woran du gerade denkst, egal wie banal oder wichtig es dir erscheint.

Schreibe weiter, bis du das Gefühl hast, dass du alles erfasst hast, was dir durch den Kopf geht. Das kann ein paar Minuten dauern oder aber deutlich länger, vor allem wenn es das erste Mal ist, dass du ein Brain Dump machst und je nachdem, wie viel dir durch den Kopf geht.

3. Sortieren

Wenn du deinen Brain Dump abgeschlossen hast, sortiere was du geschrieben hast. Beginne damit, die Informationen in Kategorien einzuteilen, z. B. in arbeitsbezogene Aufgaben, persönliche Besorgungen, kreative Ideen, Haushalt usw.

Bei den Aufgaben, wo du schon eine Frist hast oder weißt, wann sie ungefähr gemacht werden sollen, schreibst du ein grobes Datum. Das hilft dir beim nächsten Schritt festzustellen, was dringlich ist.

4. Delegieren und Priorisieren

Wenn du deine Gedanken kategorisiert hast, schaue als Erstes, was delegiert werden kann und markiere diese Aufgaben. Oftmals gibt es kleine Aufgaben, die von Kollegen oder Familienmitgliedern erledigt werden können.

Als Nächstes ordne die Aufgaben oder Ideen nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit. Du kannst Techniken wie Eisenhowers Dringend/Wichtig-Matrix verwenden, um Aufgaben effektiv zu priorisieren.

Die Eisenhowers Dringend/Wichtig-Matrix verwenden, auch bekannt als Eisenhower Box, ist ein Entscheidungsfindungsrahmen, der hilft, Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit zu priorisieren. Sie unterteilt die Aufgaben in vier Kategorien:

1. Dringlich und wichtig: Aufgaben, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern. Sie sind kritisch und erfordern deine direkte Beteiligung.
   
2. Wichtig, aber nicht dringlich: Aufgaben, die zu langfristigen Zielen beitragen, aber nicht sofort erledigt werden müssen. Sie sollten regelmäßig geplant und bearbeitet werden, damit sie nicht zu dringend werden.
   
3. Dringlich, aber nicht wichtig: Aufgaben, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern, aber nicht wesentlich zu den langfristigen Zielen beitragen. Diese sollten delegiert oder minimiert werden, um Zeit für wichtigere Aufgaben zu gewinnen.
   
4. Nicht dringlich und nicht wichtig: Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind. Diese Aufgaben sollten gestrichen oder auf ein Minimum reduziert werden, da sie Zeit verbrauchen, ohne einen Mehrwert zu bringen.
   

Diese Matrix hilft Einzelpersonen und Teams, sich auf das zu konzentrieren, was wirklich wichtig ist, und sorgt dafür, dass Zeit und Ressourcen effizient eingesetzt werden.

Optimal funktioniert die Eisenhowers Box mit einem DIN A4 Blatt, das zweimal zur Hälfte gefaltet wurde und somit vier Kästen entstanden sind.

5. Plan erstellen

Erstelle für jeden Punkt auf deiner Liste einen Aktionsplan mit den Schritten, die du unternehmen musst, um ihn zu erledigen. Unterteile größere Aufgaben in kleinere, überschaubare Schritte, damit sie leichter zu bewältigen sind.

6. Aufgaben planen

Sobald du deinen Aktionsplan hast, plane bestimmte Zeiten für die Arbeit an jeder Aufgabe ein oder setze Fristen für die Erledigung. Verwende einen Planer, einen Kalender oder eine App zur Aufgabenverwaltung, um deinen Zeitplan im Auge zu behalten.

7. Regelmäßige Brain Dumps

Nimm dir regelmäßig Zeit für Brain Dumps, um deinen Kopf frei und organisiert zu halten. Nimm dir wöchentlich oder immer dann, wenn du dich überfordert fühlst, Zeit, um deinen Kopf zu leeren und deine Aufgabenliste zu aktualisieren.

8. Praktisches Beispiel dieser Liste

Für mich sind solche Tipps immer super, aber oft weiß ich dann doch nicht, wie umsetzten, also kommt hier ein Beispiel von mir:

1. Schritt: Brain Dump

• Garten für den Frühling vorbereiten
• Blog-Posts vorbereiten und posten
• Kategorien für die Webseite erstellen
• Blog plan erweitern
• Obstbäume schneiden
• Meetings vorbereiten
• Ansprache für Februar Veranstaltung vorbereiten
  

2. Schritt: Sortieren und Organisieren

• Garten für den Frühling vorbereiten Februar-März
• Blog-Posts vorbereiten und posten ! Diese Woche
• Kategorien für die Webseite erstellen Mitte Februar
• Blog plan erweitern Februar-März
• Obstbäume schneiden Februar
• Meetings vorbereiten ! Heute
• Ansprache für Februar Veranstaltung vorreiten Nächste Woche
  

Somit ist klar, dass für mich erst einmal die Blog-Posts und Meetings wichtig sind.

• Die Posts benötige ich heute genauer gesagt am Mittwoch
• Meetings habe ich am Montag und Dienstag daher sollte ich mich dieses Wochenende darauf vorbereiten
  

Alles andere ist somit für mich heute egal. Ich muss mir keine Gedanken um einen Garten, Obstbäume oder die anderen Punkte machen, das kann auf jeden Fall noch 2–3 Wochen warten.

Da ich für Ansprache momentan noch ein paar Tage Zeit habe und die Blog-Posts ggf. auch noch 1–2 Tage warten können, nehme ich für heute mal die Meetings und schreibe genau auf, was ich noch zu tun habe:

• Meeting Ablauf planen
• Vorstellung vorbereiten (Sprechzeit: 1 Minute)
• Themen ausarbeiten (pro Thema max 3 Min)
• Unterlagen bereitlegen

3. Delegiere und Priorisiere

Da dies meine Meetings sind, kann ich da nicht sehr viel delegieren, allerdings habe ich im Vorfeld einige Dinge, die generell heute zu erledigen sind, weiter delegiert. Da ich um 18 Uhr aus dem Haus gehe, muss mein Mann sich um die Kids kümmern. Das EG muss heute meine Tochter aufräumen, da sie gestern den ganzen Tag unterwegs war und ihre Sachen abends einfach nur hingeschmissen hat.

Priorisieren:

1. Unterlagen bereitlegen
2. Duschen / Outfit wählen
3. Mit Kindern den Tagesabschluss machen
4. Vorstellung vorbereiten (← zwar ist das eigentlich dringend, aber im Notfall, sollte mir die Zeit ausgehen, habe ich lieber einen gemeinsamen Tagesabschluss mit meinen Kindern als eine perfekte Vorstellung)
   

4. Einfach machen

Jetzt, wo ich meine Liste fertig habe, kann ich einfach loslegen, ohne mir weiter Gedanken darüber zu machen.

Normalerweise mache ich solche Listen, sobald ich merke, dass es mir im Kopf zu viel wird oder ich das Gefühl bekomme, dass zu viel zu tun habe. Sobald ich die Aufgaben aufgeschrieben und priorisiert habe, ist das Gefühl schon nicht mehr so groß.

Fazit: Durch regelmäßiges Brain Dumping kannst du deinen Kopf entrümpeln, Stress reduzieren und deine Produktivität steigern, indem du deine Gedanken und Aufgaben effektiv organisierst.

Probiers doch mal aus, du wirst merken, wie gut es sich anfühlt, alles aus dem Kopf wegzuhaben. Es ist ein wirklich großer Unterschied, ob es im Kopf oder auf einem Blatt Papier ist.

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