So planst du deinen Tag richtig…
So planst du deine Tag richtig, sinnvoll und entspannt und hast so mehr Zeit für die Dinge, die dir wichtig sind.
Wir haben genug Zeit, wenn wir sie nur richtig verwenden. – Johann Wolfgang von Goethe
Dieses Zitat ist die Grundlage für eine stressfreie Tagesplanung. Oft bin ich gestresst, weil ich meinen Tag nicht sinnvoll oder gar nicht geplant oder viel zu vollgepackt und meine Zeit nicht richtig eingeteilt habe.
Dann kommen noch Unterbrechungen durch einen Anruf oder meine lieben Kinder hinzu oder unerwartete Situationen, die meine Aufmerksamkeit erfordern.
Hier sind meine Tipps, wie du deinen Tag so planst, dass du alles Wichtige erledigen kannst, ohne gestresst zu werden:
1. Nimm dir Zeit zum Planen
Der wichtigste Schritt ist, dass du dir Zeit nimmst, um deinen Tag zu planen.
Am besten am Vorabend oder am Ende deines Arbeitstages. So kannst du am nächsten Tag sofort loslegen und weißt genau, was du zu tun hast. Wenn das nicht möglich ist, plane am Morgen, bevor du mit deiner Arbeit beginnst. Es dauert etwa 10 bis 15 Minuten, einen Tag zu planen, aber es gibt dir viel mehr Zeit zurück.
2. Benutze einen Planer um deinen Tag richtig zu planen
Ob Google Kalender, ein Papierkalender, ein Schmierzettel oder eine Vorlage wie die oben gezeigte, sie alle dienen dazu, dir eine Richtung für den Tag zu geben.
Ich benutze meinen eigenen Planer und den Google Kalender für meine Termine.
3. Fülle deinen Tag – Sinnvoll
Zuerst füllst du die Zeiten aus, die du bereits geplant hast, wie Besprechungen, Arzttermine, Besuche etc. Dann siehst du die freien Zeiten, in die du nun die Dinge einträgst, die noch erledigt werden müssen.
Am Wochenende erstelle ich eine Aufgabenliste, mit der ich diese Zeiten fülle. Viele Aufgaben sind Routine und stehen fast immer auf der Aufgabenliste, andere Dinge kommen dann dazu. Ich setze mir die drei wichtigsten Aufgaben für den Tag, dann fülle ich den Tag mit dem, was noch zu tun ist. Wenn du deinen Arbeitstag planst, versuche, Besprechungen auf den Nachmittag zu legen. Nutze deine produktive Phase am Morgen für die wichtigen Aufgaben.
Das Mittagstief ist perfekt für ein entspanntes Meeting mit Kaffee 😉
Da ich hauptsächlich von zu Hause aus arbeite, ist das nicht immer möglich, da meine Kinder nachmittags zu Hause sind. Daher ist es für mich besser, die Hausarbeit am Nachmittag zu erledigen und wichtige Besprechungen auf den Vormittag zu legen. Wichtig ist, dass es für dich passt, damit du deine Zeit sinnvoll nutzen kannst.
4. Prioritäten setzen um deinen Tag richtig zu planen
Oft nehmen Kleinigkeiten zu viel Zeit in Anspruch. Wenn du deinen Tag planst, konzentriere dich auf das, was wichtig ist. Zum Beispiel bei deiner Arbeit ist der Fokus darauf, was wann fertig sein muss. Ein Projekt, das am selben Tag fertig sein muss, hat eine höhere Priorität als eines, das erst nächste Woche fertig sein muss.
Zu Hause ist es ähnlich, meine Kinder haben eine höhere Priorität als das Waschen der Bettwäsche. Aber die Bettwäsche hat eine höhere Priorität als hinter dem Schrank aufzuräumen. Im Grunde sind Prioritäten das, was deinen Tag ausmacht.
An dieser Stelle sollte auch erwähnt werden, dass Einladungen, Besuche oder auch bitten bei etwas mitzuhelfen priorisiert werden müssen. Wenn du zu allem und jedem „Ja“ sagst, bleibt keine Zeit mehr für dich oder das, was dir wichtig ist. Es ist in Ordnung „Nein“ zu sagen! Wenn du zu jemandem sagst „Ich habe leider keine Zeit“, bedeutet das, dass du andere Prioritäten setzt. Andere Dinge oder Personen sind dir wichtiger und das ist völlig in Ordnung!
Ich beurteile Einladungen, Besuche oder auch wenn mich jemand bittet, bei etwas zu helfen, nach folgenden Kriterien:
- Habe ich zu diesem Zeitpunkt schon etwas vor? Wenn nicht, gehe ich zu Punkt 2.
- Ist es wichtig für mich oder meine Familie? z. B. ein Kuchenverkauf in der Schule ist für mich vielleicht nicht wichtig oder eine Priorität, aber für meine Kinder ist es wichtig, dass sie etwas dazu beitragen.
- Bringt es mir Freude? – Menschen oder Aktivitäten, die mich „runterziehen“, haben einfach keine Priorität.
Ich könnte noch viel, viel mehr darüber schreiben, aber ich hoffe, du verstehst, was ich meine. Jetzt aber zurück zur Tagesplanung.
5. Überfülle deinen Tag nicht, sondern plane extra Zeit ein.
Es ist wichtig, dass du realistisch planst. Es ist nur frustrierend, wenn du dir eine Aufgabe vornimmst, unrealistisch wenig Zeit dafür einplanst und dann nicht rechtzeitig fertig wirst und deinen ganzen Tagesplan durcheinander bringst.
Plane für alles etwas mehr Zeit ein. Als Beispiel: Ich habe oft Termine in einem Gebäude, das laut Google Maps genau 10 Minuten von meinem Haus entfernt ist. ABER dazwischen ist eine Baustelle, die manchmal Staus verursacht. Also plane ich 5 Minuten mehr ein. Da der Parkplatz zwar auf dem Gelände ist, aber ein Stück vom Gebäude entfernt, muss ich auch noch mal extra Zeit für den Weg dorthin einplanen, sowie die Zeit, die ich im Gebäude benötige, um zum richtigen Zimmer zu kommen. Da ich nicht auf die Minute pünktlich sein will, sondern ein paar Minuten früher, plane ich immer 25 Minuten für einen Weg ein, der eigentlich nur 10 Minuten dauert.
Oder wenn ich joggen gehe, plane ich 30 Minuten für den Lauf ein, aber noch einmal 15 Minuten für das Umziehen, Duschen usw. Auch diese Kleinigkeiten brauchen Zeit und dürfen nicht unterschätzt werden. Da ich sicher nicht für jede Kleinigkeit eine Stoppuhr nehme, plane ich pauschal 15 Minuten mehr ein.
Jeder Tag bringt eine gewisse „Unplanbarkeit“ mit sich. Es gibt Dinge und Situationen, die man einfach nicht vorhersehen kann. Sei es zu Hause, mit den Kindern oder bei der Arbeit. Je nachdem, wie hoch der Anteil an Unvorhersehbarem ist (bei Kindern ist er sehr hoch, bei einem Single mit eigenem Unternehmen eher niedrig), sollte man sich entsprechend Zeit dafür einplanen.
In meiner Zeit als Managerin in einem mittelständischen Unternehmen habe ich mir immer 2 von 8 Arbeitsstunden frei gehalten. Damit konnte ich Unterbrechungen durch andere und unvorhergesehene Aufgaben abdecken. Wenn nichts Unvorhergesehenes passierte, begann ich mit der Arbeit für den nächsten Tag, aber das kam selten vor.
Seit ich von zu Hause aus arbeite und oft Unterbrechungen durch meine Kinder habe, plane ich etwas mehr Zeit ein, aber natürlich bin ich in meiner Arbeitszeit generell viel flexibler. Ich bin nicht an die Zeiten von 8 bis 17 Uhr gebunden und kann daher im Großen und Ganzen genug arbeiten, aber eben anders als andere.
Je mehr Aufgaben oder Termine du hast, desto wichtiger ist eine detaillierte Planung. Wenn du relativ wenig Aufgaben zu erledigen hast, aber dafür zum Beispiel ein neugeborenes Baby zu Hause hast, plane maximal drei Aufgaben (wenn überhaupt) für den ganzen Tag und verbringe den Rest, damit dich um dich selbst zu kümmern. Es ist wichtig, in jeder Lebensphase neue Prioritäten zu setzen und sich selbst nie zu vernachlässigen. (Als meine Kleine neugeboren war, bestand meine einzige Aufgabe für den Tag oft darin, sie zu duschen 😉 und das ist okay).
Viel Spaß beim Planen und Prioritäten setzen! Vergiss nicht, Zeit für dich selbst einzuplanen, auch wenn es nur ein paar Minuten am Tag sind.
Simply Plan – Simply Live
Der Simply Plan Kalender hilft Dir Dein Jahr einfach und übersichtlich zu planen. Das Design ist schlicht, sodass Du den Fokus auf das legen kannst was Dir wichtig ist.
